Controlling-Dashboards für KMU: Kennzahlen, Aufbau, Beispiele

Ein Controlling-Dashboard für KMU zeigt auf einer Seite die 8 bis 12 Kennzahlen, mit denen die Geschäftsführung steuert: Liquidität, Umsatz und Marge, Auslastung, Vertriebspipeline und offene Forderungen. Damit es funktioniert, braucht jede Kennzahl eine Datenquelle, einen festen Aktualisierungsrhythmus und eine verantwortliche Person. Es muss auch nicht viel kosten. Am meisten bringt es, wenn die Zahlen automatisch aus den Systemen kommen, in denen ohnehin gearbeitet wird: Zeiterfassung, CRM, Ticketing und Rechnungsstellung. Hier lesen Sie, welche Kennzahlen hineingehören, wie konkrete Management-Dashboards aussehen und wie Sie Ihres in sechs Schritten aufbauen.

Kurz gesagt

• Weniger ist mehr: 8 bis 12 Kennzahlen im Management-Dashboard, jede an eine Entscheidung gekoppelt.
• Rhythmus festlegen: Besonders wichtige Kennzahlen wöchentlich oder mindestens monatlich, den Rest seltener.
• Daten automatisch erfassen: Kennzahlen direkt aus Zeiterfassung, CRM und Rechnungsstellung ziehen statt per Excel-Export zusammenzubauen.
• Kein Großprojekt nötig: BI-gestütztes Controlling kann die Steuerbarkeit eines KMU verbessern, ohne dass die ganze ERP-Landschaft umgebaut werden muss.
• Jede Kennzahl braucht einen Owner: Ohne Zuständigkeit landet sie auf dem KPI-Friedhof.

Inhaltsverzeichnis

• Was ein Controlling-Dashboard im KMU leistet
• Diese Kennzahlen gehören auf das Dashboard
• Management-Dashboards: Beispiele aus vier Branchen
• Datenquellen, Rhythmus und Zuständigkeiten
• In sechs Schritten zum ersten Controlling-Dashboard
• So vermeiden Sie den KPI-Friedhof
• Unsere Sicht: Das Dashboard beginnt bei der Datenerfassung
• Controlling direkt aus dem Tagesgeschäft mit digital scaleUp
• Häufige Fragen
• Quellen

Was ein Controlling-Dashboard im KMU leistet

Ein Controlling-Dashboard ist das Cockpit der Unternehmenssteuerung. Es fasst die Kennzahlen, auf die es ankommt, so zusammen, dass die Geschäftsführung in wenigen Minuten sieht, wo das Unternehmen steht und wo sie handeln muss.

Der Unterschied zum klassischen Reporting:

• Reporting blickt zurück: Was ist im letzten Monat passiert?
• Dashboard zeigt den aktuellen Stand und Trends: Wohin entwickeln sich Liquidität, Auslastung und Pipeline?
• Controlling verbindet beides mit Zielen: Wo weichen wir vom Plan ab, und was tun wir dagegen?

Für KMU ist das gerade deshalb wertvoll, weil sie meist keine eigene Controlling-Abteilung haben. Eine Untersuchung zu BI-gestütztem Controlling in KMU beschreibt, dass ein unternehmensindividuelles Controlling-Cockpit die wesentlichen Steuerungskennzahlen übersichtlich bündelt. Außerdem lässt sich die Steuerbarkeit damit auch ohne grundlegende Transformation der ERP- und Datenlandschaft verbessern. Eine zentrale Informationsbereitstellung erhöht die Transparenz und vereinfacht das Tagesgeschäft.

Das ist auch eine Frage der Ausgangslage. Laut IfM Bonn nutzten 2025 rund 42 % der KMU in Deutschland ERP-Software zur Planung und Steuerung ihrer Geschäftsprozesse. Die Mehrheit arbeitet also mit einzelnen Tools, Tabellen und Buchhaltungsauswertungen. Genau dort setzt ein gutes Dashboard an: Es macht aus verstreuten Daten eine gemeinsame Sicht.

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Diese Kennzahlen gehören auf das Dashboard

Ein Controlling-Dashboard für KMU deckt vier Bereiche ab: Finanzen, Vertrieb, Leistungserbringung und Kunden. Nicht jede Kennzahl passt zu jedem Geschäftsmodell. Die folgende Übersicht ist ein Baukasten, aus dem Sie die 8 bis 12 wählen, die für Ihr Unternehmen eine Entscheidung auslösen.

Drei Regeln für die Auswahl:

1. Mindestens eine Frühindikator-Kennzahl je Bereich. Umsatz zeigt die Vergangenheit, Pipeline und Auslastung zeigen die nächsten Wochen.
2. Liquidität immer ganz oben. Gewinn auf dem Papier nützt nichts, wenn das Konto leer ist.
3. Zielwert und Ampel für jede Kennzahl. Eine Zahl ohne Vergleichswert sagt nichts aus. Erst "Auslastung 68 %, Ziel 75 %, Status gelb" ist eine Information, mit der Sie arbeiten können.

Die Grundlage für fast alle Leistungskennzahlen bei Dienstleistern ist eine saubere Zeiterfassung. Was dabei rechtlich und praktisch gilt, beschreiben wir in unserem Leitfaden zur Zeiterfassung für KMU.

Management-Dashboards: Beispiele aus vier Branchen

Wie ein Management-Dashboard konkret aussieht, hängt vom Geschäftsmodell ab. Die folgenden Beispiele sind typische Aufbauten, die Sie als Vorlage nutzen und anpassen können.

Beispiel 1: IT-Dienstleister oder Agentur mit 15 Mitarbeitenden

• Liquidität: Kontostand plus erwartete Zahlungseingänge der nächsten 8 Wochen
• Auslastung: fakturierbare Stunden je Team, Ziel 75 %
• Projektbudgets: Top-5-Projekte mit verbrauchtem Budget in Prozent, Ampel ab 90 %
• Pipeline: gewichteter Angebotswert vs. Umsatzziel des Quartals
• Offene Forderungen: Summe und Anteil über 30 Tage
• Support: offene Tickets, durchschnittliche Reaktionszeit

Die wichtigste Frage dieses Dashboards: Werden geleistete Stunden auch abgerechnet? Wenn Zeiterfassung und Rechnungsstellung getrennt laufen, gehen genau hier Stunden verloren.

Beispiel 2: Handwerks- oder Montagebetrieb

• Auftragsbestand in Wochen Arbeit
• Nachkalkulation: Plan- vs. Ist-Stunden je abgeschlossenem Auftrag
• Termintreue: Anteil pünktlich abgeschlossener Einsätze
• Materialquote: Materialkosten im Verhältnis zum Umsatz
• Offene Rechnungen und Abschlagszahlungen

Hier steht die Frage im Vordergrund, ob die Kalkulation stimmt. Ein Auftrag, der regelmäßig 20 % über den geplanten Stunden liegt, ist ein Preisproblem und kein Fleißproblem.

Beispiel 3: Onlinehändler

• Umsatz und Bestellungen pro Woche, Vergleich Vorjahr
• Rohertrag nach Abzug von Wareneinsatz, Versand und Gebühren
• Retourenquote
• Lagerreichweite der Top-Artikel
• Marketingkosten je Bestellung

Beispiel 4: Arzt- oder Therapiepraxis

• Terminauslastung je Behandler
• Ausfallquote (nicht wahrgenommene Termine)
• Umsatz nach Leistungsart
• Wartezeit auf einen Termin
• Offene Privatrechnungen

Alle vier Beispiele haben dasselbe Muster: eine Finanzzeile, zwei bis drei Kennzahlen zur Leistungserbringung, ein Frühindikator für die nächsten Wochen. Mehr braucht die Geschäftsführung für den Wochenblick nicht.

Datenquellen, Rhythmus und Zuständigkeiten

Ein Dashboard ist nur so gut wie die Daten dahinter. Bevor Sie über Diagramme nachdenken, klären Sie für jede Kennzahl drei Punkte.

Woher kommt die Zahl?

Typische Datenquellen im KMU:

• Buchhaltung bzw. Auswertungen vom Steuerbüro: Umsatz, Kosten, Ergebnis
• Bankkonten: Liquidität
• Zeiterfassung: Auslastung, Projektstunden
• CRM: Pipeline, Abschlussquote, Kundenhistorie
• Ticketing: Reaktionszeiten, offene Vorgänge
• Rechnungsstellung: offene Forderungen, Zahlungsdauer

Je mehr dieser Quellen in einem System zusammenlaufen, desto weniger Handarbeit entsteht. Jeder manuelle Export ist eine Fehlerquelle und kostet jeden Monat Zeit. Warum ein CRM dabei die Basis für belastbare Vertriebskennzahlen ist, zeigt unser Beitrag CRM für kleine Unternehmen.

Wie oft wird aktualisiert?

Das Existenzgründungsportal des Bundes empfiehlt kleineren Unternehmen, besonders wichtige Kennzahlen wöchentlich oder mindestens monatlich zu ermitteln. Weniger wichtige Kennzahlen dürfen in größeren Abständen betrachtet werden. In der Praxis bewährt sich diese Staffelung:

• Täglich: nur operative Werte wie offene Tickets oder Termine
• Wöchentlich: Liquidität, Auslastung, Pipeline, Forderungen
• Monatlich: Umsatz und Ergebnis vs. Plan, Deckungsbeiträge
• Quartalsweise: Kundenabwanderung, strategische Ziele

Für Marketingkennzahlen gilt dasselbe Prinzip: Gemessen wird im Rhythmus der Maßnahme, also pro Kampagne und nicht pro Quartal. Wer zum Beispiel mit Streaming-Creatorn wirbt, sollte vorab festlegen, welche Kennzahlen bei Twitch-Kampagnen über Erfolg oder Misserfolg entscheiden, und genau diese ins Dashboard übernehmen.

Wer ist verantwortlich?

Jede Kennzahl bekommt einen Owner. Diese Person:

• stellt sicher, dass die Zahl rechtzeitig und korrekt vorliegt,
• erklärt Abweichungen in einem Satz,
• schlägt eine Maßnahme vor, wenn die Ampel auf Gelb oder Rot steht.

Ohne Owner wird eine Kennzahl zwar angezeigt, aber von niemandem gesteuert.

In sechs Schritten zum ersten Controlling-Dashboard

Die Einführung muss kein Großprojekt sein. Die Grundlagen bleiben trotzdem wichtig: Buchführung, Liquiditätsplanung und Berichtswesen sind die Voraussetzungen für ein belastbares Controllingsystem, die auch der IHK-Lehrgang Controlling behandelt.

1. Steuerungsfragen formulieren. Welche fünf Fragen will die Geschäftsführung jeden Montag beantwortet haben? Zum Beispiel: "Reicht unser Geld für die nächsten zwei Monate?"
2. Kennzahlen zuordnen. Ordnen Sie jeder Frage ein bis zwei Kennzahlen zu. Was keine Frage beantwortet, kommt nicht aufs Dashboard.
3. Zielwerte und Schwellen festlegen. Grün, Gelb und Rot für jede Kennzahl, abgeleitet aus Jahresplan und Vorjahr.
4. Datenquellen anbinden. Prüfen Sie, welche Daten bereits digital vorliegen und wo noch manuell erfasst wird. Hier liegt meist der größte Hebel.
5. Rhythmus und Owner definieren. Ein fester Termin, zum Beispiel 30 Minuten am Montagmorgen, und eine verantwortliche Person je Kennzahl.
6. Nach drei Monaten überprüfen. Streichen Sie Kennzahlen, die nie eine Entscheidung ausgelöst haben. Ergänzen Sie, was gefehlt hat.

Wie Sie aus dem Dashboard ein regelmäßiges Berichtswesen für Geschäftsführung und Gesellschafter machen, erklärt unser Leitfaden zum Management Reporting für KMU.

So vermeiden Sie den KPI-Friedhof

Viele Unternehmen führen Kennzahlen ein, die nach wenigen Monaten niemand mehr anschaut. Die Ursachen sind fast immer dieselben, und für jede gibt es eine Lösung.

Ein einfacher Test für jede Kennzahl: Was würden wir anders machen, wenn sich dieser Wert verdoppelt oder halbiert? Wenn die Antwort "nichts" lautet, gehört die Kennzahl nicht ins Management-Dashboard.

Ein zweiter Test betrifft die Darstellung. Die Geschäftsführung sollte den Status in unter fünf Minuten erfassen können. Dafür helfen:

• Zahl und Trend nebeneinander statt komplexer Diagramme
• Ampeln für den schnellen Überblick
• Drilldown für alle, die tiefer einsteigen müssen
• Gleiche Reihenfolge in jeder Ansicht, damit sich der Blick gewöhnt

Auch KI kann künftig mehr Arbeit übernehmen, etwa Abweichungen markieren oder Kommentare vorbereiten. Hier besteht im Mittelstand noch Nachholbedarf: Laut IfM Bonn setzte 2025 rund jedes vierte KMU KI-Verfahren ein, bei Großunternehmen waren es 57 %. Wer seine Daten heute zentral und sauber erfasst, schafft die Grundlage, um diesen Abstand aufzuholen.

Unsere Sicht: Das Dashboard beginnt bei der Datenerfassung

In Gesprächen mit KMU hören wir oft denselben Satz: "Wir haben die Zahlen, aber es dauert eine Woche, bis sie zusammengetragen sind." Das eigentliche Problem ist also selten das Dashboard. Das Problem ist der Weg der Daten dorthin.

Wenn Zeiterfassung, CRM, Tickets und Rechnungen in getrennten Tools liegen, wird Controlling zur Exportarbeit. Jede Kennzahl muss abgeglichen werden, jede Abweichung löst eine Suche aus. Am Ende diskutiert man über die Richtigkeit der Zahlen statt über Maßnahmen.

Deshalb setzen wir auf eine All-in-One-Plattform. Wenn die Stunde im selben System erfasst wird, in dem auch das Projektbudget, der Kunde und die Rechnung liegen, werden Auslastung, Projektmarge und offene Forderungen automatisch sichtbar. Ohne Export und ohne Tool-Chaos.

Für KMU in Deutschland kommt ein zweiter Punkt hinzu: Steuerungsdaten sind sensibel. Wir hosten in Deutschland, entwickeln unsere Software selbst und bieten DSGVO-konforme Lösungen. Und wenn Fragen auftauchen, gibt es einen Ansprechpartner für Software, Hardware und IT-Service.

Unser Rat: Starten Sie nicht mit dem schönsten Diagramm, sondern mit der Frage, wo Ihre Daten heute entstehen. Ist diese Frage geklärt, ist das Dashboard der leichtere Teil.

Tom Herold

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Häufige Fragen

Wie viele Kennzahlen sollte ein Controlling-Dashboard für KMU haben?

Auf der Management-Ebene haben sich 8 bis 12 Kennzahlen bewährt. Jede sollte eine konkrete Steuerungsfrage beantworten und einen Zielwert haben. Details wie einzelne Projekte oder Mitarbeitende gehören in Unteransichten, nicht in den Hauptblick.

Wie oft sollte ein Dashboard aktualisiert werden?

Besonders wichtige Kennzahlen wie Liquidität, Auslastung und Pipeline sollten Sie wöchentlich, mindestens aber monatlich prüfen. Ergebniszahlen reichen meist monatlich, strategische Kennzahlen quartalsweise. Je automatischer die Daten einfließen, desto aktueller ist das Dashboard, ohne zusätzlichen Aufwand.

Braucht ein KMU ein ERP-System für ein Controlling-Dashboard?

Nein. BI-gestütztes Controlling kann die Steuerbarkeit auch ohne grundlegende Umstellung der ERP-Landschaft verbessern. Entscheidend ist, dass die relevanten Daten aus Zeiterfassung, CRM, Ticketing und Rechnungsstellung zentral und verlässlich zusammenlaufen.

Was ist der Unterschied zwischen Controlling-Dashboard und Management-Reporting?

Das Dashboard zeigt den laufenden Stand und Trends für schnelle Entscheidungen. Das Management-Reporting ist der regelmäßige, kommentierte Bericht, meist monatlich, mit Abweichungsanalyse und Maßnahmen. Beide greifen idealerweise auf dieselbe Datenbasis zu.

Welche Kennzahl ist für kleine Unternehmen am wichtigsten?

Die Liquidität, also der Kontostand plus die erwarteten Ein- und Auszahlungen der nächsten Wochen. Sie zeigt früh, ob ein Engpass droht. Direkt danach folgen bei Dienstleistern Auslastung und offene Forderungen.

Quellen

• BI-gestütztes Controlling in KMU (Controlling, Heft 4/2019)
• IfM Bonn: Digitalisierung der KMU im EU-Vergleich
• Existenzgründungsportal: Praxishilfe Kennzahlen zur Unternehmenssteuerung für kleinere Unternehmen
• IHK-Bildungshaus: Controlling auf Profi-Niveau
• castcall: Twitch Audience Insights

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