Was kostet CRM-Software wirklich? Preise, versteckte Kosten und der Vergleich für KMU

CRM-Software kostet kleine und mittlere Unternehmen je nach Modell zwischen wenigen Euro pro Nutzer und Monat und mehreren hundert Euro monatlich, und die Lizenz ist selten der größte Posten. Einrichtung, Schulung, Schnittstellen, Datenmigration und Mindestlaufzeiten kommen dazu. Bei digital scaleUp solutions kostet der Starter-Tarif 49 € im Monat für bis zu 5 Benutzer und Business 129 € im Monat für bis zu 25 Benutzer, jeweils mit allen Modulen. Dieser Beitrag erklärt die drei Preismodelle, deckt die versteckten Kosten auf und rechnet zwei Beispiele mit 5 und 25 Nutzern über drei Jahre durch.

Die drei Preismodelle für CRM-Software

Pro Nutzer und Monat

Das häufigste Modell. Jeder Benutzer kostet einen festen Betrag, oft gestaffelt nach Funktionsumfang in drei oder vier Editionen. Der Einstiegspreis wirkt niedrig, aber die Rechnung wächst mit jedem Kollegen, und die Funktionen, die Sie tatsächlich brauchen, liegen häufig in der zweiten oder dritten Edition. Zusatzmodule wie Zeiterfassung, Ticketsystem oder Telefonie werden meist pro Nutzer extra berechnet.

Pro Paket

Ein fester Preis für eine Nutzergruppe, etwa bis 5 oder bis 25 Benutzer. Der Vorteil ist Planbarkeit: Ein neuer Mitarbeiter kostet nichts extra, solange die Obergrenze nicht erreicht ist. Auch Teilzeitkräfte, Auszubildende und Aushilfen bekommen einen Zugang, ohne dass jemand rechnen muss, ob es sich lohnt.

Module und Zusatzfunktionen

Manche Anbieter verkaufen ein günstiges Kernsystem und berechnen jedes Modul einzeln. Das ist transparent, solange klar ist, welche Module Sie brauchen. In der Praxis kommen nach dem ersten Jahr drei Module dazu, und die Rechnung hat sich verdoppelt.

Versteckte Kosten bei CRM-Software

Die Lizenz steht auf der Preisseite. Die folgenden Posten stehen dort nicht, und sie übersteigen die Lizenz in vielen Projekten.

Einrichtung und Konfiguration

Felder, Pipeline, Rechte, Vorlagen, Mailanbindung. Bei umfangreichen Systemen dauert das Tage bis Wochen und wird als Beratungsleistung berechnet. Bei einem System, das für kleine Teams gebaut ist, sollten Sie das an einem Nachmittag selbst schaffen. Fragen Sie den Anbieter, ob die Einrichtung im Preis enthalten ist oder als Onboarding-Paket verkauft wird.

Schulung und Einarbeitung

Jede Schulungsstunde kostet doppelt: den Trainer und die Arbeitszeit der Teilnehmer. Ein System, das ohne Schulung verständlich ist, spart bei zehn Personen schnell mehrere Arbeitstage. Rechnen Sie außerdem mit einer Phase geringerer Produktivität in den ersten zwei Wochen.

Schnittstellen

E-Mail, Kalender, Telefonanlage, Buchhaltung, Website-Formulare. Bei manchen Anbietern sind Schnittstellen nur in der teuersten Edition enthalten oder werden über Drittdienste gelöst, die eigene Abos kosten. Prüfen Sie, welche Anbindungen im Preis enthalten sind: CalDAV für Kalender, sevDesk oder lexoffice für die Buchhaltung, 3CX oder SIP für die Telefonie, Webhooks und API für alles andere.

Datenmigration

Der Import aus einer Tabelle oder dem alten System ist meist kostenlos möglich. Teuer ist die Bereinigung davor: Dubletten, veraltete Adressen, uneinheitliche Schreibweisen. Planen Sie dafür einen bis zwei Tage interner Zeit ein, unabhängig vom Anbieter.

Mindestlaufzeiten und Preisstaffeln

Jahresverträge mit automatischer Verlängerung, Preiserhöhungen nach dem ersten Jahr, Rabatte, die nur bei Vorauszahlung gelten. Lesen Sie die Kündigungsfrist vor dem Vertrag, nicht danach.

Stufensprünge

Beim Pro-Nutzer-Modell ist der sechste Nutzer oft der Moment, in dem ein neuer Tarif fällig wird. Beim Paketmodell ist es die Obergrenze. Beides ist in Ordnung, solange Sie es vorher wissen.

Support und Updates

Manche Anbieter berechnen telefonischen Support oder garantierte Reaktionszeiten gesondert. Bei Cloud-Software sind Updates in der Regel enthalten, bei installierter Software fallen Wartungsverträge an. Fragen Sie konkret, was es kostet, wenn am Montagmorgen die Mailanbindung ausfällt und Sie jemanden erreichen müssen.

Interne Zeit

Der größte versteckte Posten ist die Zeit Ihres Teams: Doppeleingaben, wenn das CRM nicht mit Zeiterfassung und Ticketsystem verbunden ist, Suchen in mehreren Programmen, Pflege von Schnittstellen. Was das in einem Tool-Zoo kostet, rechnet der Beitrag All-in-One-Software oder Tool-Zoo durch.

Rechenbeispiel: 5 und 25 Nutzer über drei Jahre

Als Vergleich dient ein Pro-Nutzer-Modell mit angenommenen 30 € pro Nutzer und Monat für eine mittlere Edition ohne Zusatzmodule. Das ist eine Annahme in marktüblicher Größenordnung, kein Preis eines bestimmten Anbieters. Zeiterfassung und Ticketsystem sind dort als Zusatzmodule mit angenommenen je 8 € pro Nutzer und Monat gerechnet.

Die Zahlen zeigen zwei Dinge. Erstens: Beim Pro-Nutzer-Modell entscheidet nicht der Einstiegspreis, sondern die Zahl der Nutzer und die Zusatzmodule. Zweitens: Ein Paketpreis mit allen Modulen ist bei 25 Nutzern nicht nur günstiger, sondern auch planbar, weil der Preis sich bei Neueinstellungen nicht ändert. Die Stufensprünge sind bekannt: bis 5, bis 25, darüber individuell. Wer die Tabelle auf die eigene Situation überträgt, sollte die Zahl der Nutzer ehrlich schätzen: Auch die Kollegin, die nur Urlaub beantragt, und der Monteur, der nur Zeiten bucht, brauchen im Pro-Nutzer-Modell eine bezahlte Lizenz.

Was „ab 49 € im Monat“ bei scaleUp einschließt

Der Starter-Tarif von digital scaleUp solutions enthält für bis zu 5 Benutzer alle Module:

• CRM und Vertrieb: Kontakte, Firmen, Deals, Pipeline nach echten Prozessschritten, Formulare und Funnel. Wie die Pipeline aufgebaut wird, erklärt CRM für kleine Unternehmen.
• Zeiterfassung: Kommen und Gehen, Projektzeiten, Stundennachweise, mobil am Handy für Monteure und Außendienst.
• Abrechnungsgrundlage: Zeiten, Auslagen und Leistungen gehen ohne Abtippen an sevDesk oder lexoffice, Bankumsätze sind per finAPI abgleichbar.
• Ticketsystem mit Warteschlange, Regeln, Gruppen und Fristen.
• Urlaub und Abwesenheit mit Genehmigung, Resturlaub, Krankmeldungen und Jahreskalender.
• Aufgaben und Checklisten mit Wiedervorlagen.
• Dokumente und E-Signatur mit Rechten je Team und Freigabelinks nach außen.
• Finanzen und Controlling mit Kostenstellen, Auslagen, Abschreibungen und Nachkalkulation je Auftrag.
• Termine und Buchung mit öffentlicher Buchungsseite, persönlichen Buchungslinks und CalDAV-Abgleich.
• Telefonie und Nachrichten: Anrufe aus der Akte, WhatsApp Business, Teamchat, Gesprächsnotizen.
• Personal und Weiterbildung mit Stellen, Bewerbungen und Lernportal.
• Automatisierung mit Workflows, Webhooks, API und n8n-Anbindung.

Business kostet 129 € im Monat für bis zu 25 Benutzer mit demselben Umfang, Enterprise wird individuell vereinbart. Nicht enthalten ist bewusst ein eigenes Rechnungsprogramm, weil Rechnungsstellung bei sevDesk oder lexoffice besser aufgehoben ist. Die KI-Telefonie, die Anrufe annimmt, Termine vereinbart und Transkripte liefert, ist ein Zusatz. Hosting in Deutschland, DSGVO-Konformität mit Auftragsverarbeitung nach Art. 28 und die Entwicklung in Berlin durch ein Systemhaus mit über 500 Geschäftskunden sind Teil des Angebots, nicht der Preisliste. Was das für die Auswahl bedeutet, beschreibt DSGVO-konforme CRM-Software.

CRM kostenlos testen: Worauf Sie in der Testphase achten sollten

Eine kostenlose Testphase ist nur dann aussagekräftig, wenn Sie sie wie den späteren Betrieb nutzen:

1. Importieren Sie echte Kontakte, nicht drei Beispielkunden.
2. Legen Sie die Pipeline nach Ihren tatsächlichen Prozessschritten an.
3. Lassen Sie das ganze Team mitarbeiten, auch die Kollegen, die Software eher meiden.
4. Testen Sie die Anbindungen, die Sie später brauchen: Kalender, Telefon, Buchhaltung, Website-Formular.
5. Prüfen Sie, ob Sie jederzeit exportieren können.

Achten Sie darauf, ob die Testphase eine Kreditkarte verlangt. Wenn ja, endet der Test häufig in einem Abo, das niemand bewusst abgeschlossen hat. Bei digital scaleUp solutions sind es 30 Tage ohne Kreditkarte. Eine strukturierte Vorbereitung liefert die Checkliste zur CRM-Einführung.

Häufige Fragen

Was kostet CRM-Software pro Nutzer und Monat?

Beim Pro-Nutzer-Modell reicht die Spanne von einstelligen Beträgen für Basisfunktionen bis zu dreistelligen Beträgen für die Vollausstattung. Beim Paketmodell von digital scaleUp solutions ergeben sich rechnerisch unter 10 € je Nutzer und Monat bei 5 Benutzern im Starter-Tarif und rund 5 € je Nutzer bei voller Auslastung des Business-Tarifs.

Gibt es CRM-Software kostenlos?

Es gibt kostenlose Einstiegsversionen mit eingeschränktem Umfang. Kosten entstehen dort meist über Nutzerbegrenzungen, fehlende Schnittstellen und Speichergrenzen. Rechnen Sie mit dem Preis der Edition, die Sie wirklich brauchen, nicht mit dem Preis der kostenlosen.

Welche versteckten Kosten sind am größten?

In den meisten kleinen Unternehmen die interne Zeit: Doppeleingaben zwischen CRM, Zeiterfassung und Ticketsystem sowie die Pflege von Schnittstellen. Danach folgen Onboarding-Pakete und Schulung, dann Stufensprünge bei Nutzern oder Editionen.

Lohnt sich ein Jahresvertrag mit Rabatt?

Erst nach einer vollständigen Testphase mit echten Daten. Ein Rabatt von zehn Prozent ist wertlos, wenn das Team das System nach vier Monaten nicht mehr nutzt.

Wie schnell rechnet sich ein CRM?

Wenn durch Wiedervorlagen ein einziges Angebot pro Quartal mehr gewonnen wird oder eine Stunde Suchen pro Woche und Person entfällt, ist der Starter-Tarif in aller Regel im ersten Monat bezahlt. Die genaue Rechnung hängt von Ihrem Stundensatz und Ihrer Auftragsgröße ab.

Jetzt ausprobieren

Testen Sie digital scaleUp solutions 30 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte und mit allen Modulen. Wenn Sie die Kosten für Ihre Teamgröße vorab durchrechnen möchten, vereinbaren Sie einen Beratungstermin. Weitere Antworten finden Sie in den FAQ oder über das Kontaktformular.