Vom Stundenzettel zur Rechnung: Zeiterfassung mit sevDesk und lexoffice verbinden

Zeiterfassung mit sevDesk oder lexoffice zu verbinden bedeutet: Die Stunden, Auslagen und Leistungen, die Ihr Team beim Kunden erfasst, gelangen ohne Abtippen in das Rechnungsprogramm, in dem Ihre Buchhaltung ohnehin läuft. digital scaleUp solutions liefert dafür die Abrechnungsgrundlage und verzichtet bewusst auf ein eigenes Rechnungsmodul. Dieser Beitrag zeigt den Weg von der erfassten Zeit bis zur bezahlten Rechnung, die typischen Fehler beim Abtippen, den Bankabgleich über finAPI und den kompletten Ablauf Schritt für Schritt in einer Tabelle.

Der Weg von der Stunde zur Rechnung

Zwischen der Arbeit beim Kunden und dem Geld auf dem Konto liegen mehrere Stationen: erfassen, prüfen, übergeben, berechnen, versenden, Zahlung abgleichen. In vielen kleinen Unternehmen sind diese Stationen durch Zettel, Tabellenkalkulationen und E-Mails verbunden. Jede Verbindung ist ein Medienbruch, und jeder Medienbruch kostet Zeit und erzeugt Fehler.

Drei Datenarten, die auf die Rechnung gehören

Eine Rechnung nach Aufwand besteht selten nur aus Stunden. Auf dem Weg vom Auftrag zur Rechnung entstehen drei Arten von Daten:

• Zeiten. Kommen und Gehen für die Arbeitszeit, Projektzeiten je Auftrag für die Rechnung. Beide Sichten stammen aus derselben Erfassung. Wie Sie das im Betrieb organisieren, beschreibt der Beitrag Zeiterfassung im Handwerk.
• Auslagen. Material vom Großhändler, Parkgebühren, Fahrtkosten, Fremdleistungen. Sie entstehen unterwegs und werden am häufigsten vergessen.
• Leistungen. Pauschalen und Positionen wie Anfahrt, Wartung, Prüfung oder Einweisung, die unabhängig von der Stundenzahl berechnet werden.

Alle drei entstehen beim Mitarbeiter vor Ort, nicht im Büro. Deshalb müssen sie dort erfasst werden, wo sie entstehen, und dann ohne erneutes Eintippen weiterlaufen.

Typische Fehler beim Abtippen

Wenn erfasste Daten manuell in ein Rechnungsprogramm übertragen werden, passieren immer dieselben Dinge:

1. Zahlendreher und großzügige Rundungen. Aus 3,75 Stunden werden 3,25, aus 50 Minuten wird eine halbe Stunde, weil es schneller geht.
2. Vergessene Auslagen. Der Parkschein liegt im Fahrzeug, der Materialbeleg in der Jackentasche. Auf der Rechnung fehlen sie, im Einkauf tauchen sie trotzdem auf.
3. Falscher Kunde oder falscher Auftrag. Zwei Aufträge beim selben Kunden, die Stunden landen auf dem falschen. Der Kunde merkt es, das Vertrauen leidet.
4. Doppelte Erfassung. Der Monteur trägt die Zeit auf dem Zettel ein, das Büro in die Buchhaltung, die Lohnabrechnung noch einmal. Drei Quellen, drei Wahrheiten.
5. Zeitverzug. Abtippen ist unbeliebt, also wird gesammelt. Die Rechnung geht drei Wochen nach der Leistung raus, bis zur Zahlung vergehen weitere vier. Die Liquidität trägt das Unternehmen.
6. Fehlender Nachweis. Bestreitet der Kunde eine Position, gibt es keinen Stundennachweis mit Tag, Uhrzeit und Tätigkeit.

Jeder dieser Fehler kostet Geld, entweder direkt durch nicht berechnete Leistung oder indirekt durch Nacharbeit, Gutschriften und Diskussionen. Die Lösung ist nicht mehr Sorgfalt beim Abtippen, sondern das Abtippen abzuschaffen.

Warum scaleUp bewusst kein zweites Rechnungsprogramm ist

Viele Softwareanbieter wollen alles selbst abbilden, auch die Rechnung. Das klingt bequem, erzeugt in der Praxis aber ein Problem: Die Buchhaltung läuft bereits in sevDesk oder lexoffice, oft mit direktem Zugang für den Steuerberater, mit Belegerfassung, Umsatzsteuer-Voranmeldung und Mahnwesen. Ein zweites Rechnungsprogramm daneben bedeutet:

• zwei Kundenstämme, die mit der Zeit auseinanderlaufen,
• zwei Nummernkreise für Rechnungen, die der Steuerberater abstimmen muss,
• Rechnungen, die unveränderbar aufzubewahren sind, an zwei Orten,
• Zahlungseingänge, die in einem System gebucht werden und im anderen offen bleiben.

digital scaleUp solutions geht deshalb den anderen Weg. Es ist die Abrechnungsgrundlage: Zeiten, Auslagen und Leistungen werden dort erfasst, wo sie entstehen, und ohne Abtippen an sevDesk oder lexoffice übergeben. Rechnung, Buchung, Mahnung und Archivierung bleiben im Buchhaltungsprogramm. So gibt es eine Wahrheit für die Buchhaltung und eine für den Betrieb, und beide passen zusammen. Was sonst noch im System steckt, zeigt die Produktseite.

Schritt für Schritt: vom Stundenzettel zur Rechnung

Die folgende Tabelle zeigt den Ablauf, wie er sich in kleinen und mittleren Unternehmen bewährt hat. Die Rollen können je nach Betriebsgröße zusammenfallen.

Schritt 1 bis 3: erfassen, wo die Arbeit passiert

Der Auftrag ist die Klammer. Er hängt am Kunden in der Kundenakte, kennt seine Kostenstelle und sammelt alles, was dazu erfasst wird. Der Monteur wählt am Handy den Auftrag und startet die Zeit; Material und Auslagen werden zum selben Auftrag erfasst. Wie eine solche Kundenakte aufgebaut ist, beschreibt der Beitrag Kundenverwaltung Software mit Kundenakte.

Schritt 4: prüfen statt abtippen

Das Büro tippt nichts mehr ab, sondern prüft. Der Stundennachweis je Auftrag zeigt, wer wann wie lange woran gearbeitet hat. Auffälligkeiten wie fehlende Pausen oder ungewöhnlich lange Fahrten fallen hier auf, nicht erst beim Kunden. Die Freigabe ist der Moment, in dem aus erfassten Daten eine Abrechnungsgrundlage wird.

Schritt 5 und 6: Übergabe an sevDesk oder lexoffice

Freigegebene Zeiten, Auslagen und Leistungen gehen ohne Abtippen an sevDesk oder lexoffice. Dort prüft die Buchhaltung die Rechnung, ergänzt Zahlungsbedingungen und versendet sie mit dem gewohnten Layout und der fortlaufenden Nummer. Der Steuerberater sieht die Rechnung dort, wo er sie immer sieht.

Schritt 7: Bankabgleich mit finAPI

Die Zahlung kommt auf dem Geschäftskonto an. Über finAPI lassen sich Bankumsätze abgleichen, sodass offene Rechnungen und Zahlungseingänge zusammenfinden. Der Vorteil liegt im Überblick: Welche Aufträge sind geleistet, berechnet und bezahlt, und wo hakt es? Eine Rechnung, die nach 30 Tagen noch offen ist, wird sichtbar, ohne Kontoauszüge zu durchsuchen.

Schritt 8: Nachkalkulation je Auftrag

Wenn alle Kosten am Auftrag hängen, ist die Nachkalkulation ein Bericht, keine Fleißarbeit. Im Modul Finanzen und Controlling stehen Berichte, Kostenstellen, Auslagen, Abschreibungen und die Nachkalkulation je Auftrag zur Verfügung. Sie sehen, welche Auftragsarten Marge bringen und welche regelmäßig aus dem Ruder laufen.

Voraussetzungen: Stammdaten und Regeln

Der Ablauf funktioniert nur, wenn ein paar Grundlagen stimmen. Klären Sie vor dem Start:

• Kundenstamm. Der Kunde in scaleUp und der Kunde im Buchhaltungsprogramm müssen derselbe sein. Bereinigen Sie Dubletten, bevor die erste Übergabe läuft.
• Stundensätze und Leistungen. Welche Stundensätze gelten für welche Tätigkeit? Welche Pauschalen gibt es? Diese Entscheidungen trifft der Betrieb, die Software bildet sie ab.
• Abrechnungsregeln. Wie werden Zeiten gerundet? Ist die Anfahrt eine Pauschale oder Arbeitszeit? Was ist beim Festpreisauftrag abrechenbar und was nicht?
• Freigabe. Wer darf Zeiten freigeben, wer übergibt an die Buchhaltung? Ein klarer Verantwortlicher verhindert, dass Aufträge liegen bleiben.

Automatisierung: Regeln statt Erinnerungen

Der häufigste Grund für verspätete Rechnungen ist nicht Faulheit, sondern Vergessen. Regelbasierte Workflows in digital scaleUp solutions laufen über alle Module und können zum Beispiel Aufgaben und Wiedervorlagen anlegen oder Benachrichtigungen auslösen, wenn ein Auftrag abgeschlossen ist. Über Webhooks, API und die n8n-Anbindung lassen sich auch externe Systeme anstoßen. Welche Abläufe sich in kleinen Unternehmen zuerst lohnen, zeigt der Beitrag Workflow-Automatisierung für KMU.

Warum das Ganze in einem System liegen sollte

Zeiterfassung, Kundenakte, Auslagen und Nachkalkulation sind vier Sichten auf denselben Auftrag. Liegen sie in vier Programmen, muss jemand die Verbindung herstellen, und dieser Jemand ist meistens das Büro mit Tastatur und Geduld. digital scaleUp solutions führt CRM und Vertrieb, Zeiterfassung, Aufgaben und Checklisten, Dokumente mit E-Signatur, Ticketsystem, Termine und Buchung sowie Finanzen und Controlling in einem System zusammen und übergibt an die Buchhaltung, die Sie bereits haben. Warum dieser Ansatz für kleine Unternehmen tragfähiger ist als eine Sammlung von Einzellösungen, erklärt der Beitrag All-in-One-Software für KMU.

Datenschutz und Hosting

Zeiten und Auslagen sind personenbezogene Daten der Beschäftigten, Rechnungen enthalten Kundendaten. digital scaleUp solutions wird in Deutschland gehostet, ist DSGVO-konform ausgelegt und wird in Berlin entwickelt. Mit dem Anbieter schließen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Für die angebundenen Dienste sevDesk, lexoffice und finAPI gelten deren eigene Verträge, prüfen Sie dort ebenfalls Auftragsverarbeitung und einen möglichen Drittlandtransfer. Worauf Sie generell achten sollten, steht im Beitrag DSGVO-konforme CRM-Software.

Häufige Fragen

Brauche ich sevDesk oder lexoffice zwingend?

Für den Weg ohne Abtippen ja, eines von beiden. Die Übergabe erfasster Zeiten, Auslagen und Leistungen ist auf diese beiden Programme ausgelegt. Ohne Anbindung liefern die Stundennachweise trotzdem die Grundlage, dann aber mit manueller Übertragung.

Was passiert mit Material und Fahrtkosten?

Auslagen werden wie Zeiten am Auftrag erfasst und gehen mit den Zeiten und Leistungen an das Buchhaltungsprogramm. Für die Nachkalkulation zählen sie als Kosten des Auftrags, auch wenn sie dem Kunden nicht einzeln berechnet werden.

Wie funktioniert der Bankabgleich über finAPI?

finAPI ist ein Anbieter für den Zugriff auf Bankumsätze. Über die Anbindung lassen sich Bankumsätze in scaleUp abgleichen, sodass Zahlungseingänge den offenen Rechnungen zugeordnet werden können. Die Buchung selbst bleibt in der Buchhaltung.

Kann ich Festpreisaufträge trotzdem nachkalkulieren?

Ja, gerade dort lohnt es sich. Beim Festpreis entscheidet die tatsächlich benötigte Zeit über die Marge. Erfassen Sie die Zeiten wie bei jedem anderen Auftrag: berechnet wird der Festpreis, nachkalkuliert werden die echten Stunden.

Was kostet die Anbindung?

Die Anbindung an sevDesk, lexoffice und finAPI ist Teil von digital scaleUp solutions. Starter kostet 49 Euro im Monat bis 5 Benutzer, Business 129 Euro im Monat bis 25 Benutzer, Enterprise wird individuell angeboten. Die Konten bei sevDesk, lexoffice oder Ihrer Bank bleiben Ihre eigenen Verträge.

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