Stundensatz berechnen als Dienstleister: Formel und Beispiel

Einen tragfähigen Stundensatz berechnen Sie als Dienstleister so: Sie addieren alle Jahreskosten, Ihren Unternehmerlohn und das Gewinnziel und teilen die Summe durch die Stunden, die Sie tatsächlich abrechnen können. Der Teiler entscheidet über das Ergebnis. Wer mit 1.800 Arbeitsstunden rechnet, aber nur 1.100 fakturiert, liegt mit seinem Preis dauerhaft zu niedrig. Hier finden Sie die Formel, ein vollständiges Rechenbeispiel, Szenarien für schwache Auslastung und die Besonderheiten von Agentur- und IT-Sätzen.

Kurz gesagt

• Formel: Netto-Stundensatz = (Jahreskosten + Unternehmerlohn + Gewinnziel) ÷ abrechenbare Jahresstunden.
• Größter Hebel: die Auslastung. Bei 50 % statt 75 % abrechenbarer Zeit steigt der nötige Satz im Beispiel unten von 82,28 € auf 123,41 € netto.
• Stundenlohn ist kein Stundensatz: Der Lohn vergütet die Arbeitskraft, der Verkaufssatz trägt zusätzlich alle Betriebskosten und den Gewinn.
• Umsatzsteuer kommt obendrauf: In Deutschland gilt in der Regel 19 %, sie ist durchlaufender Posten und kein Ertrag.
• Teams und Agenturen kalkulieren besser mit Mindestsatz, Zielsatz und rollenbezogenen Sätzen statt mit einer einzigen Zahl.

Inhaltsverzeichnis

• Stundenlohn und Stundensatz: der entscheidende Unterschied
• Die Formel für den Stundensatz
• In 5 Schritten zum eigenen Stundensatz
• Rechenbeispiel: IT-Dienstleister als Freelancer
• Auslastung: das Szenario, das die meisten vergessen
• Stundensatz für Agenturen und Teams
• Besonderheiten bei IT-Services und Support
• Typische Fehler bei der Kalkulation
• Unsere Sicht: Der Satz ist nur so gut wie die Stunden dahinter
• Stunden erfassen, auswerten, abrechnen: digital scaleUp
• Häufige Fragen
• Quellen

Stundenlohn und Stundensatz: der entscheidende Unterschied

Die häufigste Fehlerquelle ist eine Verwechslung. Der Stundenlohn beschreibt, was eine Person für eine Stunde Arbeit erhält. Der Stundensatz (auch Stundenverrechnungssatz) ist der Preis, den der Kunde zahlt. Wie der Steuerberater Michael Schröder in seinem Rechner erläutert, muss der Verrechnungssatz sämtliche betrieblichen Kosten und einen Gewinnanteil tragen, der Lohn dagegen nur die Arbeitskraft.

Ein Blick auf die amtliche Statistik zeigt die Größenordnung. Laut Statistischem Bundesamt zahlten Unternehmen in Deutschland 2025 durchschnittlich 45,00 € Arbeitskosten je geleisteter Stunde, 3,6 % mehr als 2024. Die Jahresschätzung in GENESIS-Online weist für den Dienstleistungsbereich 44,00 € aus, für freiberufliche, wissenschaftliche und technische Dienstleistungen 60,40 € und für Information und Kommunikation 58,50 €.

Wichtig: Das sind reine Arbeitgeberkosten. Büro, Software, Vertrieb, Leerlauf, Risiko und Gewinn sind noch nicht enthalten. Ein Verkaufssatz, der nur knapp über diesen Werten liegt, deckt in vielen Betrieben nicht einmal die Gemeinkosten.

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Die Formel für den Stundensatz

Netto-Stundensatz = (Jahreskosten + kalkulatorische Kosten + Gewinnziel) ÷ produktive, abrechenbare Jahresstunden

Das Rechenbeispiel bei steuerschroeder.de setzt 85.000 € Jahreskosten und 1.442 produktive Stunden an. Ergebnis: 58,95 € vor Gewinn, 64,85 € netto mit 10 % Gewinnzuschlag und 77,17 € brutto mit 19 % Umsatzsteuer.

In 5 Schritten zum eigenen Stundensatz

1. Jahreskosten vollständig erfassen

Nehmen Sie die Zahlen aus der letzten BWA oder dem Jahresabschluss, nicht aus dem Gedächtnis. Typische Lücken:

• Software-Abos, die monatlich abgebucht werden und einzeln klein wirken
• Hardware-Ersatz und Abschreibungen auf Laptop, Smartphone und Fahrzeug
• Berufshaftpflicht, Rechtsschutz, Inhaltsversicherung
• Steuerberatung, Buchhaltung, Bankgebühren
• Weiterbildung, Fachliteratur, Messen

2. Unternehmerlohn realistisch ansetzen

Freelancer und Inhaber setzen ihr eigenes Gehalt oft zu niedrig an. Orientieren Sie sich daran, was eine vergleichbare angestellte Fachkraft verdient, und rechnen Sie Kranken- und Pflegeversicherung sowie Altersvorsorge vollständig selbst ein. Diese Beiträge übernimmt bei Selbstständigen kein Arbeitgeber zur Hälfte.

3. Abrechenbare Stunden ehrlich zählen

Hier entscheidet sich die Kalkulation. Ziehen Sie von 52 Wochen ab:

• Urlaub (z. B. 6 Wochen)
• Feiertage (rund 2 Wochen)
• Krankheit (z. B. 2 Wochen)
• Weiterbildung (z. B. 1 Woche)

Übrig bleiben etwa 41 Arbeitswochen. Bei 40 Stunden pro Woche sind das 1.640 Stunden. Davon gehen Akquise, Angebote, Buchhaltung, interne Abstimmung und Leerlauf zwischen Projekten ab. Das Controllingportal empfiehlt deshalb, die wahrscheinlichen produktiven Stunden als Sollberechnung an den Anfang jeder Kalkulation zu stellen. Wer seine Zeiten nicht erfasst, schätzt die Auslastung fast immer zu hoch.

4. Gewinn- und Risikozuschlag festlegen

Der Gewinn ist kein Luxus, sondern finanziert Rücklagen, Investitionen und schwache Monate. Viele Kalkulationen arbeiten mit 10 bis 20 %. Berücksichtigen Sie auch Zahlungsausfälle und Projekte, die mehr Zeit brauchen als angeboten.

5. Umsatzsteuer richtig behandeln

Steuerpflichtige Umsätze unterliegen nach § 12 Abs. 1 UStG dem Regelsteuersatz von 19 %. Kleinunternehmer weisen nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer aus, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 € nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreitet. Kalkulieren Sie immer netto und schlagen Sie die Steuer erst auf der Rechnung auf. Ob Ihre Leistungen steuerpflichtig, befreit oder ermäßigt sind, klären Sie vor dem ersten Angebot mit Ihrer Steuerberaterin oder Ihrem Steuerberater.

Rechenbeispiel: IT-Dienstleister als Freelancer

Ein selbstständiger IT-Berater kalkuliert sein Jahr:

Rechnung:

• Kostendeckender Satz: 92.000 € ÷ 1.066 h = 86,30 €
• Mit 10 % Gewinnzuschlag: 94,93 € netto
• Mit 19 % Umsatzsteuer: 112,97 € brutto

Der Berater sollte also mindestens rund 95 € netto pro Stunde verlangen. Liegt er deutlich darunter, arbeitet er faktisch für weniger als seinen kalkulierten Lohn.

Auslastung: das Szenario, das die meisten vergessen

Für kleine Dienstleister lohnt sich eine Sensitivitätsrechnung. Der Stundensatz-Kalkulator von consultingrechner.de trennt deshalb Mindestsatz und Zielsatz und lässt die Auslastung variieren. Mit den Zahlen aus dem Beispiel:

Was die Tabelle zeigt:

• Zwischen 50 % und 85 % Auslastung liegen über 50 € pro Stunde Unterschied, bei identischen Kosten.
• 85 % sind für die meisten Dienstleister unrealistisch, weil Vertrieb und Verwaltung Zeit kosten.
• Rechnen Sie mindestens ein realistisches Szenario und eines mit geringerer Auslastung. Den Satz aus dem schwächeren Szenario können Sie als Untergrenze für Verhandlungen nutzen.

Stundensatz für Agenturen und Teams

Sobald mehrere Personen abrechnen, reicht eine einzige Zahl selten aus. Eine Agentur bezahlt Gehälter auch dann, wenn Mitarbeitende gerade nicht an Kundenprojekten arbeiten, dazu Pitches, Angebote und interne Projekte. Bewährt haben sich vier Kennzahlen:

• Mindeststundensatz: deckt alle Kosten bei realistischer Auslastung, ohne Gewinn. Darunter wird nicht verkauft.
• Zielstundensatz: Mindestsatz plus Gewinnziel. Das ist der Standardpreis im Angebot.
• Rollenbezogene Sätze: unterschiedliche Sätze für Senior, Professional und Junior, abgeleitet aus den jeweiligen Personalkosten.
• Blended Rate: gewichteter Durchschnittssatz eines Projektteams.

Beispiel Blended Rate: Ein Projekt umfasst 200 Stunden Senior zu 120 €, 500 Stunden Professional zu 90 € und 300 Stunden Junior zu 65 €. Der gewichtete Satz liegt bei (24.000 € + 45.000 € + 19.500 €) ÷ 1.000 h = 88,50 €. Der Kunde sieht eine Zahl, Sie behalten die Kalkulation je Rolle.

Wie stark Sätze nach Qualifikation streuen, zeigt der Stundensatzrechner des AHO für Ingenieur- und Architekturbüros: Die dargestellten Beispiele reichen von 61 € bis 122 €. Diese Werte gelten für diese Branche und sind keine allgemeine Preisliste, sie zeigen aber, wie viel Qualifikation und Zieleinkommen ausmachen.

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Besonderheiten bei IT-Services und Support

Bei IT-Dienstleistungen entsteht ein großer Teil der Kosten außerhalb der abrechenbaren Stunde. Definieren Sie im Angebot ausdrücklich:

• Bereitschaft und Reaktionszeit: Eine Zusage von 2 Stunden Reaktionszeit kostet Personal, auch wenn kein Ticket kommt.
• Vor-Ort-Einsatz: Anfahrt als Pauschale oder nach Zeit, nicht stillschweigend im Satz.
• Hardware und Lizenzen: separat ausweisen, damit der Stundensatz vergleichbar bleibt.
• Supportumfang: Level 1, 2 oder 3, Servicezeiten, Wochenende und Nacht mit Zuschlag.

Wer wiederkehrende Leistungen erbringt, prüft zusätzlich Pauschalen. Wie Unternehmen die Kosten für externe IT einordnen, beschreiben wir im Beitrag zu IT-Betreuung und ihren Kosten.

Typische Fehler bei der Kalkulation

1. Jahresarbeitszeit als Teiler: 1.800 oder 2.000 Stunden anzusetzen, ist der häufigste Grund für zu niedrige Preise.
2. Angestelltengehalt eins zu eins übernehmen: Ohne Sozialabgaben, Urlaub und Betriebskosten fehlen schnell 40 % und mehr.
3. Konkurrenzpreise kopieren: Fremde Sätze beruhen auf fremden Kosten.
4. Nicht nachkalkulieren: Steigen Miete, Gehälter oder Softwarekosten, muss der Satz mitziehen. Prüfen Sie ihn mindestens einmal im Jahr.
5. Zeiten nicht erfassen: Ohne gemessene Ist-Stunden bleibt die Auslastung eine Vermutung. Wie aus erfassten Stunden saubere Rechnungen werden, zeigt unser Beitrag zur Projektzeiterfassung für die Abrechnung.

Unsere Sicht: Der Satz ist nur so gut wie die Stunden dahinter

Wir sehen bei vielen Dienstleistern dasselbe Muster: Der Stundensatz wurde einmal sorgfältig kalkuliert, danach aber nie mit echten Daten abgeglichen. Die Annahme lautet 70 % Auslastung, tatsächlich sind es 55 %, weil Angebote, Rückfragen und Abstimmungen nirgends erfasst werden. Der Satz stimmt auf dem Papier und verliert in der Praxis Geld.

Unser Ansatz: Zeiterfassung, Aufgaben, Tickets und Auswertungen gehören in ein System. Dann ist automatisch sichtbar, welche Stunden abrechenbar waren, welche Kunden mehr Aufwand verursachen als vereinbart und ob der kalkulierte Satz hält. Kein Werkzeug-Chaos, keine manuelle Übertragung von Stunden in die Rechnung.

Unsere Empfehlung:

• Kalkulieren Sie einmal gründlich mit der Formel oben.
• Messen Sie danach drei Monate lang jede Stunde, auch die nicht abrechenbare.
• Ersetzen Sie die geschätzte Auslastung durch den gemessenen Wert und rechnen Sie neu.

Erst dann wissen Sie, ob Ihr Preis Ihr Unternehmen trägt.

— Tom Herold

Stunden erfassen, auswerten, abrechnen: digital scaleUp

Mit digital scaleUp erfassen Sie Projektzeiten, Aufgaben, Tickets und Kundendaten in einer Plattform und werten Auslastung und abrechenbare Stunden direkt aus. Daten werden in Deutschland gehostet, DSGVO-konform.

• digital scaleUp Starter: 49 € pro Monat
• digital scaleUp Business: 129 € pro Monat

So wird aus der Annahme im Kalkulationsblatt eine gemessene Zahl. Mehr als 500 Unternehmen arbeiten bereits mit digitalWAS.

Häufige Fragen

Wie kalkuliert man einen Stundensatz?

Sie addieren Jahreskosten, Unternehmerlohn bzw. Personalkosten und Gewinnziel und teilen die Summe durch die abrechenbaren Jahresstunden. Auf das Ergebnis schlagen Sie bei steuerpflichtigen Leistungen 19 % Umsatzsteuer auf. Entscheidend ist, nur die Stunden als Teiler zu nehmen, die Kunden tatsächlich bezahlen.

Wie viel ist 17 € die Stunde im Monat?

Das hängt von der Wochenarbeitszeit ab. Bei 40 Stunden pro Woche gilt: 17 € × 40 × 52 ÷ 12 = 2.946,67 € brutto im Monat. Diese Umrechnung betrifft einen Lohn und eignet sich nicht als Dienstleister-Stundensatz, weil Betriebskosten, Ausfallzeiten und Gewinn fehlen.

Welcher Stundensatz ist für eine Agentur realistisch?

Eine allgemeingültige Zahl gibt es nicht, weil Kosten, Teamstruktur und Auslastung stark variieren. Kalkulieren Sie einen Mindestsatz, einen Zielsatz und Sätze je Rolle und fassen Sie diese bei Bedarf zu einer Blended Rate zusammen. Die amtlichen Arbeitskosten von 58,50 € bis 60,40 € je Stunde in wissensintensiven Dienstleistungsbranchen zeigen, dass ein kostendeckender Verkaufssatz deutlich darüber liegen muss.

Wie oft sollte ich meinen Stundensatz überprüfen?

Mindestens einmal im Jahr und zusätzlich bei größeren Veränderungen wie neuen Mitarbeitenden, höherer Miete oder einem Rückgang der Auslastung. Gleichen Sie dabei die angenommenen mit den tatsächlich erfassten abrechenbaren Stunden ab.

Quellen

• steuerschroeder.de: Stundensatz berechnen, Rechner und Beispiel
• Destatis: Eine Arbeitsstunde kostete 2025 durchschnittlich 45,00 Euro
• GENESIS-Online: Arbeitskosten je geleistete Stunde nach Wirtschaftsbereichen
• Controllingportal: Kalkulation von Stundensätzen
• consultingrechner.de: Stundensatz-Kalkulator
• AHO: Stundensatzrechner
• § 12 UStG: Steuersätze
• § 19 UStG: Besteuerung der Kleinunternehmer

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